Snack, pizzeria, bar… plusieurs professionnels ont besoin d’une caisse enregistreuse. Mais comme tout le monde a également besoin de s’adapter à son temps, mieux vaut choisir un modèle tactile. Ce nouveau type de machine est plus facile à utiliser, plus pratique et bien plus rapide.
Le matériel : quel modèle choisir ?
Le temps des caisses numériques est révolu. Les boutiques, les hôtels et tous les établissements avec service de restauration utilisent maintenant une caisse tactile. Alors, quel équipement choisir ?
· La caisse tactile classique
Tout le monde sait de quoi il s’agit. Les caisses tactiles sont les machines à écran tactile. C’est l’ordinateur dans lequel le caissier tape lorsqu’on paie un achat dans un magasin, par exemple, ou son repas dans un restaurant. Cette machine est ergonomique, facile à utiliser et intuitive. Souvent, l’écran est séparé du module principal, sauf sur les articles récents.
En fait, elle devient un must dans les restaurants étant donné le gain de temps et de productivité qu’elle offre. En plus, elle est plus abordable la borne de commande fast food . Même si en France, elles ne sont pas encore popularisées, la loi devrait changer la donne. Justement, elle l’a défini comme étant une un logiciel ou un système de caisse informatique doté des mêmes fonctionnalités qu’une caisse numérique.
Ainsi, la caisse tactile sert à enregistrer les paiements, les ventes, les additions et toutes les prestations payantes devant être conservées selon les règles de la comptabilité générale. Même si elle ne remplace pas les écritures comptables, les informations consignées dedans sont indispensables. Elle renferme toutes les transactions du restaurant.
· Les supports nomades
Les applications de caisse tactile peuvent être téléchargées en ligne. Vous pouvez les utiliser sur votre tablette, sur un Smartphone ou une télé connectée tactile, par exemple. Le premier avantage, c’est la praticité parce que vous pouvez vous déplacer avec. De quoi faciliter la prise de commande et le service à table. C’est même conseillé dans certaines auberges.
À noter que le paramétrage des touches et la prise en main sont également des avantages à utiliser des supports mobiles. Ces apps contiennent encore des accessoires comme un tiroir-caisse intégrés, une imprimante, un lecteur de carte, Bleutooth, Wifi, etc. Ce sont de véritables caisses enregistreuses mobiles.
· Les critères de choix
Ils sont évidents. Même s’ils varient généralement selon l’établissement, vous devriez toujours choisir l’appareil qui répond à vos besoins. Pour votre service en salle, il vaut mieux un TPE robuste, de bonne qualité et de marque (de préférence). Vous pouvez vous servir des appareils nomades, mais il faudra télécharger un logiciel de caisse.
Les questions de praticité, de facilité d’utilisation, de sécurité et de polyvalence s’ajoutent aussi étant donné que la machine sera utilisée régulièrement. Elle sera même sollicitée à longueur de journée. Un conseil : choisissez les modèles de grandes marques. Ils sont plus sûrs et l’achat est toujours suivi de garanties.
Les caisses en ligne sont également une autre option. Elles peuvent être de type TPE ou sur mobile. Elles sont tactiles parce que le serveur central se trouve sur un appareil tactile. On les recommande surtout à ceux qui prennent des commandes en ligne. Seulement, lorsqu’on regarde de plus près, ce type de dispositif fonctionne toujours avec une connexion internet. Ainsi, vous utilisez une caisse en ligne qu’elle soit de type TPE ou nomade.
Le logiciel d’enregistrement
Le programme de caisse est inséparable de l’enregistreur. Il le faut puisqu’il est impossible pour un ordinateur classique de gérer les encaissements. Cependant, toutes les applications ne sont pas forcément adaptées. Voilà pourquoi le choix doit être méticuleux. Il dépend de vos besoins, de la taille de votre restaurant et de vos moyens.
Les avantages d’une telle application
Un modèle tactile avec un didacticiel numérique permet de :
- prendre des commandes plus facilement,
- fluidifier le service de paiement,
- gagner du temps sur la prise de commande,
- faciliter l’encaissement,
- gérer convenablement les stocks depuis la salle.
En conséquence, il améliore le service auprès des clients. Le programme est d’ailleurs important parce qu’il pilote l’ensemble des prestations dans un restaurant. Toutes les activités sont consignées dedans, même le nombre de couverts, les stocks en cuisine ou les tables encore disponibles.
En plus, tout se fait en temps réel. La caisse peut suivre et gérer efficacement le stock de PPN, par exemple, parce que les statistiques de vente s’y trouvent. La personne chargée de s’en occuper n’est pas uniquement affectée à l’addition, mais à l’ensemble de la maison. Elle peut apporter un soutien technique conséquent sur l’organisation interne et même anticiper les achats du lendemain.
Le vrai plus reste l’allègement du travail à la caisse. Quelques clics suffisent pour rentrer les informations de paiement. Il faut à peine quelques secondes d’attente pour que le ticket sorte. Il n’y a aucun risque de se tromper de commande. Ceci, quel que soit le moyen de paiement choisi par les clients.
Comment choisir le gestionnaire adapté à votre activité ?
Pour un restaurant, il faut un terminal de paiement. Certains sont nomades comme la tablette ou le Smartphone, même si ce dernier n’est pas très professionnel. Il faut d’ailleurs installer un système interne et d’autres options utiles.
- Vos besoins
Le logiciel de caisse doit être adapté à vos besoins, c’est-à-dire à votre activité et à la taille de votre restaurant, rappelons-le. Un modèle pour un établissement gastronomique ne peut être utilisé dans un snacking ou dans un fast-food. Celui de l’hypermarché du coin ne peut servir dans une pizzeria ni dans un café. Vos habitudes de travail sont encore décisives sachant qu’un dispositif destiné à un hôtel ne peut être utilisé dans un salon de thé.
- Une grande facilité d’utilisation
La facilité d’utilisation est un critère obligatoire. Il faut une solution simple pour améliorer le travail de l’ensemble de l’équipe. Tous les employés doivent être capables de seconder le caissier, par exemple. L’interface doit être facile à comprendre et à manipuler. Les éléments affichés dessus doivent être faciles à repérer. Ainsi, même les révisions de prix peuvent se faire en toute discrétion et rapidement.
Le système de stockage doit pouvoir enregistrer toutes les modifications, avec date et heure. Cette interface doit également être intuitive. Le design ludique n’est pas vital, si le serveur est fonctionnel. En plus, lorsque les commandes s’enchaînent, il doit être capable de tenir le rythme.
À noter qu’après l’acquisition d’un tel outil, une formation est indispensable. Tout le monde doit être présent puisque toute la team doit pouvoir s’entraider. La caisse est aussi le centre de toutes les activités, alors elle doit être utilisée correctement. Toutes les informations saisies doivent être facilement repérables, compréhensibles et claires.
- Un appareil durable
Une caisse tactile doit être polyvalente. Ceci pour dire qu’elle doit suivre votre évolution. En effet, un restaurant est amené à se développer, à augmenter le nombre de plats ou de tables par exemple. Le programme doit pouvoir tenir et s’adapter à cette situation le moment venu. Vous devriez voir cette option avec le vendeur au moment de l’achat.
Cette compatibilité est essentielle étant donné que le monde et les habitudes évoluent. Avec l’augmentation des services à domicile, par exemple, il faut un logiciel capable d’enregistrer les commandes en ligne et ceux sur place en même temps. Pareil pour les fonctionnalités, il serait intéressant d’intégrer un algorithme pouvant inclure des pubs, des paiements multiples ou des cadeaux à certains moments de l’année.
- Les fonctions et les associés
Monnayeur, tiroir, prise en charge des livraisons et du stock… les fonctions associées à votre matériel ont une importance capitale. La fonction addition et la fonction calcul de la TVA sont des exemples. Une aide en ligne serait aussi la bienvenue. Pour la praticité et pour développer votre affaire, vous pouvez signer un partenariat avec des entreprises spécialisées dans ce type d’équipement.
Votre fournisseur peut offrir d’autres services comme une assistance client à distance ou une intervention en cas de panne. Eh oui, certaines manipulations peuvent ne pas correspondre au fonctionnement de l’appareil. La formation étant incluse dans l’offre d’achat le plus souvent. N’oubliez pas de l’exiger dans le cas où elle n’est pas spécifiée par le vendeur.
La caisse tactile pour restaurant : ce que dit la loi
En 2016, la caisse enregistreuse devient obligatoire dans les restaurants. De même, tous les établissements qui servent à manger doivent disposer d’un logiciel de comptabilité. Sinon, il faut un système de caisse moderne certifié. C’est une question de comptabilité donc, mais surtout de sécurité. Le client a besoin d’un ticket légal et la maison doit pouvoir sécuriser ses avoirs.
Les précisions de la loi
Littéralement, il faut savoir que la loi n’impose pas vraiment l’utilisation d’une caisse enregistreuse tactile. Elle exige simplement que tous les professionnels qui en font usage doivent respecter les règles qui s’y attachent. La loi souhaite que le logiciel respecte les normes de :
- inaltérabilité des informations : le logiciel enregistre toutes données et assure qu’elles soient bien conformes à l’original (dans les factures sur papier) ;
- sécurisation : les données d’origines, les modifications et les justificatifs sont intégrés dans la machine via le logiciel ;
- conservation : il faut enregistrer et clôturer les transactions sur une courte période dans le logiciel, tous les jours idéalement ;
- archivage : il faut archivage toutes les données de façon préciser pour assurer leur intégralité.
Aussi, les avantages sont nombreux surtout en ce qui concerne la gestion en général. Le contrôle de la caisse, des entrants notamment, est bien plus facile. Les risques de vol et de fraude sont évités. En fait, l’équipe peut être plus efficace et plus fiable lorsqu’elle utilise un tel appareil. Même les commandes sont retracées correctement et personne ne risque de se perdre.
De même pour les conditions de conservation et d’archivage. La loi indique que la caisse doit pouvoir archiver et conserver toutes les activités de votre propriété. Le logiciel doit également être à jour et mis à jour régulièrement. Autre remarque, tous les établissements soumis à la TVA, restaurant ou pas, sont soumis à cette règlementation. Voilà pourquoi elle s’étend aux bars karaoké, bars, cafés, tavernes, hôtel, etc.
Pourquoi de telles mesures ?
C’est au niveau de la fiscalité que la caisse enregistreuse trouve son principal atout. Le côté tactile ou non n’est pas vraiment spécifié par la loi. Vous faites donc un choix marketing en optant pour un modèle pareil. Il s’agit aussi d’une question de design que votre restaurant peut mettre en avant pour assurer le travail en général.
En effet, les données reprises dans la caisse seront nécessaires lors de la déclaration fiscale. Les factures et les tickets sont créés automatiquement ; ils servent de justificatifs. Vous serez en règle par rapport à l’administration fiscale parce que vous avez de quoi justifier votre déclaration. Attention, la loi est très stricte. La personne qui ne respecte pas cette règlementation de 2016 peut écoper d’une lourde amende.
Pour ce qui est des obligations d’allergènes, un impératif pour les restaurants, la caisse tactile se présente comme une solution évidente. Ceci, pour respecter les normes relatives à l’information des consommateurs sur les allergènes. Toutes les denrées alimentaires non préemballées sont donc concernées. Actuellement, les modèles sont pourvus d’une option d’impression directe, d’un outil de détection de tous les allergènes sur les billets de caisse.
Un dispositif certifié
La loi exige que les logiciels de caisse doivent être certifiés. Il y a deux options : une autocertification ou une certification par un organisme accrédité. Il faut donc que l’éditeur offre une garantie d’audits et certifie que son matériel est conforme aux normes. Il sera ainsi tenu de donner un certificat après l’achat. Sinon, il faut demander à un organisme certificateur, à savoir l’AFNOR ou le laboratoire national de métrologie et d’essais, de le certifier.
Une attestation individuelle peut donc suffire à condition qu’elle respecte les normes de rédaction imposée par le fisc. Ainsi, elle doit contenir le nom et la référence du serveur ainsi que ceux du vendeur. La date d’acquisition et les conditions légales (concernant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage) doivent aussi y être mentionnées. Enfin, le document peut être numérisé. Vous pouvez toujours demander une version papier.